Báo Giá Phần Mềm Quản Lý Khách Sạn Chi Tiết 2026

Chi phí phần mềm quản lý khách sạn năm 2026 dao động trung bình từ 100.000 VNĐ đến 2.500.000 VNĐ/tháng đối với mô hình điện toán đám mây (SaaS), hoặc từ 15.000.000 VNĐ đến hơn 150.000.000 VNĐ cho gói bản quyền cài đặt vĩnh viễn (On-Premise). Mức giá chính xác phụ thuộc chủ yếu vào quy mô số phòng, cấp sao khách sạn, nhu cầu đồng bộ sàn OTA và các tiện ích phần cứng tích hợp như khóa thẻ từ hay máy in hóa đơn.

Phần mềm quản lý khách sạn giá bao nhiêu tiền một tháng?

Phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System - PMS) hiện có mức giá thuê bao hàng tháng phổ biến từ 99.000 VNĐ đến 3.000.000 VNĐ/tháng tùy theo mô hình vận hành và phân khúc lưu trú. PMS là hệ thống phần mềm chuyên dụng hỗ trợ cơ sở lưu trú tự động hóa quy trình đặt phòng, check-in, check-out, quản lý buồng phòng, thanh toán và báo cáo doanh thu. Hiện nay, hầu hết các nhà cung cấp áp dụng cách tính phí theo quy mô buồng phòng thực tế hoặc gói giải pháp định kỳ theo tháng/năm.

Bảng giá phần mềm quản lý theo quy mô số lượng phòng

Chi phí phần mềm quản lý khách sạn theo tháng tỷ lệ thuận với số lượng phòng vận hành thực tế của mỗi cơ sở kinh doanh. Dưới đây là bảng giá thị trường ước tính trung bình năm 2026 áp dụng cho hình thức trả phí theo năm:

Phân loại cơ sở	Quy mô phòng	Chi phí ước tính / tháng	Tính năng cơ bản đi kèm
Homestay, Nhà nghỉ nhỏ	Dưới 10 phòng	99.000 – 180.000 VNĐ	Lễ tân cơ bản, quản lý sơ đồ phòng, tính tiền theo giờ/ngày
Khách sạn mini, Boutique	10 – 30 phòng	200.000 – 450.000 VNĐ	Quản lý buồng phòng, kho mini bar, xuất hóa đơn, báo cáo tài chính
Khách sạn 2 – 3 sao	30 – 70 phòng	500.000 – 1.200.000 VNĐ	Đồng bộ OTA (Channel Manager), phân quyền nhân viên, quản lý F&B
Khách sạn 4 sao, Chuỗi lưu trú	70 – 150 phòng	1.500.000 – 3.000.000 VNĐ	Kết nối khóa từ, tích hợp CRM, xuất báo cáo quản trị chuyên sâu
Resort cao cấp, Khách sạn 5 sao	Trên 150 phòng	Báo giá dự án chuyên biệt	Hệ thống ERP toàn diện, quản lý chuỗi đa điểm, API mở chuyên sâu

Chi phí mô hình thuê bao Cloud (SaaS) so với mua bản quyền On-Premise

Mô hình Cloud (SaaS) có chi phí đầu tư ban đầu thấp và trả phí linh hoạt hàng tháng, trong khi mô hình On-Premise đòi hỏi ngân sách đầu tư ban đầu rất lớn nhưng sở hữu dữ liệu vĩnh viễn trên máy chủ riêng. Việc lựa chọn phụ thuộc vào quy mô vốn, hạ tầng công nghệ và chiến lược quản lý dữ liệu của từng đơn vị:

• Mô hình Điện toán đám mây - Cloud SaaS (Software as a Service): Người dùng trả phí định kỳ (hàng tháng hoặc hàng năm) từ 1.200.000 đến 25.000.000 VNĐ/năm. Không cần mua máy chủ, dữ liệu lưu trên nền tảng đám mây an toàn, được tự động cập nhật tính năng mới miễn phí và có thể quản lý từ xa qua điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Mô hình Cài đặt tại chỗ - On-Premise: Người dùng mua đứt bản quyền phần mềm một lần với mức giá từ 20.000.000 đến hàng trăm triệu đồng, kèm theo chi phí đầu tư máy chủ vật lý (Server) từ 30.000.000 - 80.000.000 VNĐ. Ngoài ra, khách sạn phải chi trả thêm phí bảo trì, phí nâng cấp phiên bản định kỳ (thường từ 10% - 20% giá trị hợp đồng/năm) và cần đội ngũ IT nội bộ để bảo dưỡng hệ thống.

Những yếu tố nào cấu thành chi phí phần mềm quản lý khách sạn?

Tổng chi phí triển khai một phần mềm quản lý khách sạn hoàn chỉnh được cấu thành từ 4 yếu tố chính: phí bản quyền phần mềm, phí khởi tạo/đào tạo ban đầu, chi phí tích hợp phần cứng và phí kết nối kênh phân phối trực tuyến. Nắm rõ từng khoản mục giúp chủ đầu tư dự toán ngân sách chính xác, tránh các khoản phát sinh ngoài ý muốn.

Phí khởi tạo, triển khai hệ thống và đào tạo nhân sự ban đầu

Phí khởi tạo và đào tạo triển khai hệ thống là khoản chi trả một lần duy nhất lúc bắt đầu ký hợp đồng, dao động từ 0 VNĐ đến 10.000.000 VNĐ tùy mức độ phức tạp của khách sạn. Khoản phí này bao gồm các công việc kỹ thuật:

• Thiết lập sơ đồ phòng, nhập danh mục hạng phòng, biểu giá dịch vụ và chính sách phụ thu theo mùa.
• Chuyển đổi và nhập dữ liệu khách hàng cũ, dữ liệu lịch sử phòng từ hệ thống cũ hoặc file Excel sang phần mềm mới.
• Tập huấn đào tạo lễ tân, quản lý buồng phòng, kế toán và ban giám đốc sử dụng thành thạo các quy trình nghiệp vụ. Thông thường các nhà cung cấp giải pháp SaaS cho khách sạn nhỏ sẽ miễn phí mục này nếu thanh toán hợp đồng từ 1 - 2 năm trở lên.

Chi phí tích hợp phần cứng: khóa từ, máy in bill, thẻ từ

Chi phí tích hợp phần cứng bao gồm phí cấp cổng kết nối phần mềm (License Module) từ 1.000.000 đến 5.000.000 VNĐ cùng tiền mua sắm các thiết bị ngoại vi vật lý. Việc kết nối đồng bộ giữa phần mềm quản lý với phần cứng giúp chống thất thoát tiền phòng triệt để nhờ cơ chế "chỉ bật điện/mở khóa khi có check-in trên hệ thống":

• Hệ thống khóa thẻ từ khách sạn: Chi phí đầu đọc thẻ từ tại quầy lễ tân (1.500.000 – 3.500.000 VNĐ/thiết bị) và khóa từ lắp tại cửa phòng (1.200.000 – 3.800.000 VNĐ/ổ khóa). Phí module kết nối phần mềm với bộ mã hóa thẻ dao động khoảng 2.000.000 – 5.000.000 VNĐ/hệ thống.
• Máy in hóa đơn (Bill) và máy quét mã căn cước: Máy in bill nhiệt khổ K80 có giá từ 1.200.000 đến 2.500.000 VNĐ; máy quét hộ chiếu/CCCD gắn chip để đăng ký tạm trú nhanh có giá từ 2.000.000 đến 6.000.000 VNĐ.
• Bộ điều khiển tiết kiệm điện thông minh (Energy Management System): Thiết bị công tắc thẻ từ ngắt nguồn điện khi rút thẻ giá khoảng 300.000 – 800.000 VNĐ/phòng.

Phí kết nối kênh bán phòng tự động (Channel Manager OTA)

Phí kết nối Channel Manager là khoản chi phí duy trì hệ thống đồng bộ phòng trống và giá bán lên các sàn OTA như Agoda, Booking.com, Traveloka, Airbnb, thường từ 300.000 đến 1.500.000 VNĐ/tháng. Channel Manager (Hệ thống quản lý kênh bán phòng) là công cụ trung gian giúp tự động đóng mở phòng tức thì theo thời gian thực trên tất cả các sàn khi có khách đặt phòng, loại bỏ 100% tình trạng overbooking (bán vượt quá số phòng thực có).

Một số đơn vị cung cấp PMS tích hợp sẵn tính năng này trong các gói tài khoản cao cấp, trong khi một số khác sẽ tính phí kết nối riêng biệt hoặc thu thêm phí hoa hồng trên mỗi lượt đặt phòng phát sinh từ kênh kết nối.

Top 5 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất kèm bảng giá chi tiết

Dưới đây là thông tin đánh giá chuyên sâu và báo giá chi tiết của các phần mềm quản lý cơ sở lưu trú hàng đầu trên thị trường hiện nay, đáp ứng linh hoạt từ homestay cho tới khu nghỉ dưỡng cao cấp.

Báo giá phần mềm quản lý khách sạn EzCloudhotel

EzCloudhotel là phần mềm quản lý khách sạn nền tảng điện toán đám mây phổ biến hàng đầu tại Việt Nam, phục vụ tối ưu cho phân khúc khách sạn từ 2 đến 5 sao với mức giá từ 270.000 VNĐ/tháng. Nền tảng này sở hữu hệ sinh thái công nghệ toàn diện từ PMS, Channel Manager, Booking Engine (công cụ đặt phòng trực tiếp trên website) cho tới cổng thanh toán trực tuyến.

Gói dịch vụ	Mức giá tham khảo	Đối tượng phù hợp	Tính năng nổi bật
Gói Basic	Khoảng 270.000 – 450.000 VNĐ/tháng	Nhà nghỉ, Khách sạn dưới 20 phòng	Nghiệp vụ lễ tân, sơ đồ phòng trực quan, quản lý thu chi căn bản
Gói Professional	Khoảng 600.000 – 1.500.000 VNĐ/tháng	Khách sạn quy mô từ 20 – 60 phòng	Tích hợp quản lý buồng phòng, kết nối kho mini bar, hóa đơn điện tử
Gói Premium	Từ 1.800.000 VNĐ/tháng trở lên	Khách sạn trên 60 phòng, Chuỗi boutique	Đồng bộ Channel Manager đa sàn, kết nối khóa từ, báo cáo dòng tiền nâng cao

Báo giá giải pháp quản lý lưu trú KiotViet

Giải pháp quản lý phòng khách sạn của KiotViet có chi phí tiết kiệm từ 190.000 đến 350.000 VNĐ/tháng, phù hợp nhất cho mô hình nhà nghỉ, homestay và khách sạn mini dưới 30 phòng. Ưu thế vượt trội của KiotViet nằm ở giao diện tối giản, thao tác thanh toán giờ/ngày linh hoạt và dễ sử dụng đối với cả nhân sự lớn tuổi.

• Gói Hỗ trợ (Traditional): 190.000 VNĐ/tháng (áp dụng cho 1 cửa hàng/chi nhánh, giới hạn phân quyền nâng cao). Phù hợp cho homestay gia đình tự quản lý, chỉ yêu cầu tính tiền giờ, lưu trữ thông tin khách và in phiếu thu.
• Gói Chuyên nghiệp (Pro): 290.000 – 350.000 VNĐ/tháng. Hỗ trợ đầy đủ phân quyền chi tiết cho nhân viên lễ tân, quản lý xuất nhập tồn kho hàng mini bar, tích hợp hiển thị mã QR động thanh toán chuyển khoản ngân hàng và báo cáo doanh thu từ xa trên ứng dụng di động.

Báo giá phần mềm quản lý Smile Hotel dành cho quy mô lớn

Smile Hotel là giải pháp phần mềm quản lý dạng On-Premise cao cấp chuẩn quốc tế, có giá triển khai trọn gói dự án từ 30.000.000 VNĐ đến hơn 200.000.000 VNĐ tùy quy mô tài sản. Đây là hệ thống ERP thu nhỏ được thiết kế chuyên biệt cho các khách sạn 3 - 5 sao, chuỗi resort lớn đòi hỏi tính bảo mật dữ liệu tuyệt đối và khả năng quản trị đa phòng ban phức tạp.

• Chi phí bản quyền phân hệ PMS lõi: Dao động từ 30.000.000 đến 80.000.000 VNĐ (thanh toán một lần theo hợp đồng trọn đời).
• Các module mở rộng chuyên sâu: Smile FO (Front Office - Lễ tân), Smile POS (Nhà hàng, Quầy Bar), Smile BO (Back Office - Kế toán kho & Tài chính), Smile HR (Nhân sự & Chấm công) với giá bổ sung từ 10.000.000 – 30.000.000 VNĐ cho mỗi module.
• Chi phí hợp đồng dịch vụ hỗ trợ (SLA): Chi phí bảo trì kỹ thuật, nâng cấp hệ thống thường niên dao động khoảng 15% – 20% tổng giá trị bản quyền phần mềm mỗi năm.

Nên dùng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí hay trả phí?

Chủ cơ sở lưu trú nên sử dụng phần mềm trả phí để đảm bảo tính ổn định, an toàn dữ liệu và tránh thất thoát doanh thu, ngoại trừ trường hợp vận hành homestay nhỏ dưới 5 phòng với ngân sách cực kỳ hạn hẹp. Các giải pháp miễn phí trên thị trường thường tiềm ẩn nhiều rủi ro ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh:

• Rủi ro mất an toàn thông tin khách hàng: Phần mềm miễn phí không có cam kết bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế, dễ dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu thẻ thanh toán và thông tin cá nhân của khách lưu trú.
• Tỷ lệ xảy ra lỗi và gián đoạn vận hành cao: Không có đội ngũ kỹ sư hỗ trợ kỹ thuật 24/7 xử lý sự cố. Khi phần mềm gặp lỗi trong lúc cao điểm nhận/trả phòng, vận hành tại quầy lễ tân sẽ bị tê liệt hoàn toàn.
• Giới hạn tính năng cốt lõi: Bản miễn phí thường bị khóa các tính năng bắt buộc như kết nối khóa thẻ từ, đồng bộ tồn phòng OTA hoặc xuất hóa đơn VAT, buộc người dùng phải nâng cấp với mức giá thiếu minh bạch.
• Nguy cơ thất thoát tài chính: Thiếu cơ chế phân quyền bảo mật chặt chẽ giữa tài khoản chủ và nhân viên lễ tân, tạo điều kiện cho các gian lận sửa bill hoặc hủy đặt phòng trái phép.

Kinh nghiệm chọn mua phần mềm quản lý khách sạn tối ưu chi phí

Kinh nghiệm chọn mua phần mềm tối ưu ngân sách là khảo sát kỹ nhu cầu sử dụng thực tế của nhân viên, so sánh tổng chi phí sở hữu trong 3 năm và đàm phán hợp đồng thanh toán dài hạn để hưởng chiết khấu tốt nhất.

Xác định chính xác nhu cầu tính năng thực tế tránh lãng phí

Khách sạn chỉ nên trả tiền cho những tính năng thực sự phục vụ vận hành hàng ngày, tránh mua những gói giải pháp cao cấp chứa các module không bao giờ dùng tới. Để xác định chuẩn xác:

• Đối với quy mô dưới 20 phòng: Chỉ cần tập trung vào các tính năng cơ bản như sơ đồ phòng hiển thị trạng thái phòng sạch/bẩn, tính tiền phụ thu check-in sớm/check-out muộn, tính giá linh hoạt theo block giờ và báo cáo thu chi hàng ngày.
• Đối với quy mô từ 20 đến 60 phòng: Bắt buộc phải có tính năng quản lý xuất nhập kho mini bar, kết nối cổng khóa thẻ từ tự động và đồng bộ bán phòng 2 chiều với các đại lý du lịch trực tuyến (OTA).
• Tránh mua gói trọn gói thừa thãi: Nếu khách sạn không có dịch vụ Spa, Golf hay Nhà hàng lớn (F&B), hãy từ chối mua thêm các module bổ trợ chuyên sâu này để tiết kiệm từ 30% - 50% chi phí đầu tư.

Kiểm tra kỹ các điều khoản về phụ phí ẩn và chính sách bảo trì

Chủ cơ sở cần yêu cầu đơn vị cung cấp kê khai rõ ràng toàn bộ chi phí phát sinh ngoài tiền thuê bao hàng tháng bằng văn bản chính thức trước khi ký hợp đồng. Các khoản phụ phí tiềm ẩn thường gặp bao gồm:

• Phí kết nối API bên thứ ba: Chi phí mở cổng kết nối phần mềm với hệ thống hóa đơn điện tử (VNPT, Viettel, MISA) hoặc đơn vị cung cấp khóa từ của hãng khác.
• Phí nâng cấp phiên bản định kỳ: Làm rõ việc nâng cấp các tính năng mới trong tương lai có hoàn toàn miễn phí hay phải trả thêm tiền dịch vụ.
• Giới hạn tài khoản truy cập: Kiểm tra xem mức giá quy định có giới hạn số lượng thiết bị đăng nhập đồng thời hoặc số lượng tài khoản nhân viên hay không.
• Chi phí lưu trữ dữ liệu (Data Storage): Một số đơn vị giá rẻ sẽ tính thêm tiền dung lượng khi khách sạn hoạt động lâu năm và có lượng dữ liệu lịch sử hóa đơn lưu trữ lớn trên máy chủ.

Câu hỏi thường gặp

Khách sạn mini dưới 15 phòng nên chọn phần mềm nào giá tốt nhất?

Khách sạn mini dưới 15 phòng nên chọn các phần mềm Cloud SaaS tinh gọn như KiotViet hoặc gói Basic của EzCloudhotel với mức chi phí khoảng 150.000 đến 250.000 VNĐ/tháng. Các gói này đáp ứng trọn vẹn nghiệp vụ tính tiền phòng theo giờ, quản lý dọn buồng và xuất báo cáo doanh thu trực tiếp qua điện thoại mà không cần đầu tư thiết bị máy tính cấu hình cao.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn có phát sinh chi phí nâng cấp hàng năm không?

Sử dụng phần mềm mô hình Cloud (SaaS) hoàn toàn không phát sinh chi phí nâng cấp hàng năm do toàn bộ việc bảo trì, cập nhật tính năng mới và sao lưu dữ liệu đã được tính trọn gói trong phí duy trì định kỳ. Ngược lại, nếu sử dụng phần mềm mua đứt cài trên máy chủ nội bộ (On-Premise), khách sạn thường phải trả phí hợp đồng bảo trì và nâng cấp phiên bản từ 10% đến 20% giá trị hợp đồng mỗi năm.

Các nhà cung cấp có hỗ trợ dùng thử phần mềm miễn phí trước khi mua không?

Đa số các nhà cung cấp phần mềm quản lý khách sạn uy tín tại Việt Nam đều hỗ trợ chính sách dùng thử miễn phí từ 7 đến 14 ngày. Trong thời gian dùng thử, cơ sở lưu trú sẽ được cấp tài khoản để trải nghiệm toàn bộ tính năng vận hành lễ tân, thiết lập thử sơ đồ buồng phòng thực tế và nhận hỗ trợ hướng dẫn trực tiếp từ đội ngũ chuyên viên kỹ thuật.

Chi phí kết nối phần mềm với hệ thống khóa thẻ từ là bao nhiêu?

Chi phí kết nối phần mềm PMS với hệ thống khóa thẻ từ dao động từ 2.000.000 đến 5.000.000 VNĐ cho phí bản quyền module giao tiếp (Encoder License). Ngoài khoản phí phần mềm này, khách sạn cần đầu tư mua thêm thiết bị đọc/ghi thẻ từ tại quầy tiếp tân với giá từ 1.500.000 đến 3.500.000 VNĐ/thiết bị tương thích với loại khóa cửa đang sử dụng.